Sua assessoria já passou do ponto da planilha?

Você demorou para achar uma informação hoje. Ou lembrou de uma cobrança no meio do treino. Ou abriu uma aba e não soube dizer, de bate-pronto, se aquele aluno ainda está ativo.

Depois de qualquer uma dessas três, vem sempre a mesma pergunta: já passou do ponto?

Pode ser que não, e vale começar por aí. Trocar cedo demais custa dinheiro e atenção num momento em que você não tem nenhum dos dois sobrando. Se você tem oito alunos, sabe o nome do cachorro de cada um e cobra no Pix pelo grupo, a planilha ainda é a resposta certa.

O que a planilha faz melhor que qualquer sistema

Ela é grátis. Você já sabe usar. Ela aceita qualquer coisa que você inventar às onze da noite, sem pedir licença a um campo obrigatório. Não tem migração, não tem treinamento, não tem mensalidade e não tem ninguém para culpar além de você.

E ela é rápida onde importa: oito linhas você lê de uma olhada. Nenhum painel vai ser mais rápido que isso.

Quem diz que planilha é amadorismo normalmente está vendendo alguma coisa.

O custo que ninguém coloca na conta

A planilha não é o problema. O problema é o processo que existe em volta dela, e que só aparece quando a operação cresce.

São quatro custos, e todos eles são pagos com o seu tempo:

O custo de lembrar. Toda cobrança que não é automática mora na cabeça de alguém. Enquanto são oito, cabe. Aos trinta, você começa a acordar pensando em quem não pagou.

O custo de procurar. "Quando foi mesmo o último teste da Carla?" Se a resposta leva mais de dez segundos, você está pagando esse custo várias vezes por semana sem contar.

O custo de descobrir tarde. Inadimplência e desistência mandam sinal antes de acontecer. Numa planilha o sinal existe, só que ninguém está olhando para ele, porque olhar dá trabalho.

O custo de não poder delegar. Este é o mais caro e o mais silencioso. Uma planilha feita por você faz sentido para você. Colocar outra pessoa para tocar junto significa explicar a lógica inteira, e você vai preferir fazer sozinho. Aí a assessoria para de crescer, e a causa nunca aparece numa aba.

O exercício

Pega o mês passado. Não o mês típico, o mês passado, que é o único do qual você lembra de verdade. Quatro perguntas:

1. Quantas horas você passou organizando, e não treinando nem vendendo?
2. Quantas mensalidades venceram sem você perceber no dia?
3. Quantos alunos sumiram sem avisar, e em quantos desses você conseguiria dizer hoje qual foi o primeiro sinal?
4. Se você sumisse por quinze dias, alguém conseguiria tocar a operação com a sua planilha aberta na frente?

Se as três primeiras somam menos que uma manhã e a quarta é sim, fecha esta aba e vai treinar. Sua planilha está certa e o seu dinheiro tem uso melhor.

O que realmente marca a virada

A resposta honesta não é um número de alunos. Já vimos assessoria de quarenta rodando redonda no Excel e assessoria de doze no limite.

O que marca é a operação mudar de forma. Três coisas costumam acontecer perto uma da outra:

Entra mais alguém. Um treinador, um estagiário, alguém para o administrativo. No momento em que duas pessoas precisam da mesma informação ao mesmo tempo, a planilha vira um gargalo com o seu nome nele.

A cobrança sai da memória. Quando você começa a manter uma lista paralela de quem deve, a planilha já deixou de ser a fonte da verdade. Duas fontes de verdade é o mesmo que nenhuma.

Você passa a decidir por achismo. Não porque não tem o dado, mas porque conferir dá trabalho demais. É o sintoma mais fácil de ignorar e o mais caro: a partir daí você está pilotando no escuro com o painel ligado.

Quando essas três aparecem juntas, a conta virou. É aí que um sistema de gestão como a passika passa a se pagar, e nem um dia antes.

Até lá, a melhor decisão de gestão que você pode tomar é não tomar nenhuma.